Как делать слияние в word

Как делать слияние в word

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Настройка основного документа

Запустите приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно, например, создать следующие типы документов.

Комплект конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

Комплект наклеек с адресами На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

Каталог или папка Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Выбор файла данных

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

Выполните следующие действия.

Откройте документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

Читайте также:  Как полностью удалить adobe premiere pro cc

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение отдельных записей Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

Сортировка записей Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).

Фильтрация записей Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА. MICROSOFT WORD. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Цель занятия: сформировать навыки слияния документов при разработке учебно-дидактических материалов в Microsoft Word.

Краткие теоретические сведения

Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки набора однотипных документов для рассылки, каждый из которых содержит уникальные элементы (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п.).

Суть слияния документов состоит в том, что создается основной документ-шаблон и документ-список (таблица с конкретными данными). В этом случае при их объединении будет сгенерирован набор однотипных документов с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются с данным [1].

Документом-списком, т. е. источником данных, называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, подготовленная в Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft Access. При этом:

    в таблице не должно быть объединенных ячеек; все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии.

Создайте шаблон основного документа «Билеты по психологии» по образцу (см. рис. 1).

Рисунок 1 – Шаблон документа «Билеты по психологии»

Создайте новый текстовый документ «Вопросы по психологии», содержащий таблицу по образцу (см. рис. 2), данные из которой будут поочередно выводиться в основном документе.

Рисунок 2 – Вид документа «Вопросы по психологии»

Выполните слияние документов. Для выполнения пошагового слияния документов необходимо: Открыть документ «Билеты по психологии». На вкладке Рассылки выбрать инструмент Начать слияние, а далее Пошаговый мастер слияния. В области задач (в правой части окна текстового редактора) откроется окно Мастер слияния (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Вызов функции Мастер слияния

Этап 1 из 6. На первом этапе необходимо выбрать тип создаваемого документа. Выберите тип Письма и нажмите на кнопку Далее. Открытие документа (см. рис. 4).

Рисунок 4 – Выбор Типа документа

Этап 2 из 6. На втором этапе выберите Текущий документ и нажмите на кнопку Далее. Выбор получателей (см. рис. 5).

Рисунок 5 – Выбор документа

Этап 3 из 6. На третьем этапе необходимо указать получателей. Для этого выберите Использование списка, затем нажмите на кнопку Обзор и укажите путь на документ «Вопросы по психологии» (см. рис. 6).

Рисунок 6 – Выбор получателей

При этом на экране появится интерактивное окно «Получатели слияния» с таблицей данных (см. рис. 7).

Читайте также:  Какой вид имеет график

Рисунок 7 – Получатели слияния

После просмотра и необходимых установок нажать OK для возврата в мастер слияния и нажать на ссылку Далее. Создание письма.

В окне Получатели слияния можно произвести сортировку данных, установить фильтры для исключения ненужных данных и т. д.

Используйте флажки для выбора получателей. Установите флажки напротив получателей, которые нужно включить и снимите флажки рядом с получателями, которые требуется исключить.

Если известно, что требуется использовать большинство элементов списка при слиянии, нажмите кнопку Выделить все, а затем уберите ненужные записи.

Если необходимо включить только несколько записей в списке, то нажмите кнопку Очистить все и затем выберите записи, которые требуется.

Сортировка элементов в списке. Этот метод является полезным, если требуется просмотреть элементы в алфавитном или цифровом порядке. Выберите заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, если требуется отобразить список в алфавитном порядке по фамилиям, выберите заголовок столбца Фамилия.

Фильтрация элементов в списке. Этот метод полезен при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или включать в слияние. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей. Для того чтобы отфильтровать список, необходимо выбрать стрелку рядом с заголовком столбца элемента, который требуется отфильтровать, а далее один из следующих параметров:

    (Пустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле является пустым. (Непустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит данные.

Этап 4 из 6. На четвертом этапе Создание письма добавляются все необходимые сведения. Для этого установить курсор на место установки данных (например, после слова Билет №), затем в окне Мастера слияния – выберите Другие элементы. В появившемся окне Вставка поля слияния выберите пункт Билет, щелкните на кнопку Вставить, а затем Закрыть (см. рис. 8).

Рисунок 8 – Создание письма

Аналогично добавьте элементы для первого, второго и третьего вопроса: установить курсор на строку, где должен появиться вопрос билета, кликнуть Другие элементы и выбрать пункт поля слияния (Вопрос 1, Вопрос 2, Вопрос 3), затем Вставить и Закрыть. После установки всех необходимых сведений выберите ссылку Далее. Просмотр писем (см. рис. 9).

Рисунок 9 – Вставка всех элементов письма

Этап 5 из 6. На этапе просмотра писем в документе-шаблоне появятся данные из документа «Вопросы по психологии», относящиеся к одному созданному билету. Для просмотра остальных билетов в верхней части области задач в строке Получатель используйте кнопки навигации и . Либо воспользуйтесь соответствующими инструментами на вкладке Рассылки в блоке Просмотр результатов. После просмотра результатов перейдите к завершению слияния, щелкните ссылку Далее. Завершение слияния (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Просмотр писем и завершение слияния

Этап 6 из 6. На данном этапе можно распечатать документ или изменить часть писем. Список можно изменить, используя на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние инструмент Изменить список получателей. В самом письме сведения о получателе можно также менять с помощью инструментов перехода по записям в блоке Просмотр результатов на вкладке Рассылки (см. рис. 11).

Рисунок 11 – Вкладка Рассылки

Для чего необходима функция «слияние документов»? При помощи какого инструмента организуется слияние документов в Microsoft Word? Назовите основные инструменты вкладки «Рассылки». Дайте определение основного документа-шаблона и приведите примеры таких документов. Дайте определение документа-списка (источника данных). Приведите примеры сред для создания документа-списка (источника данных)? Назовите требования к документу-списку (источнику данных)?

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Создайте документ-шаблон «Свидетельство» по образцу (см. Приложение 1).

С помощью Мастера слияния на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние создайте список получателей. Задайте «Новый список адресов», для этого при помощи кнопки Настройка столбцов нужно создать все необходимые поля: Отчество, Номер, Оценка 1, Оценка 2, Оценка 3, Оценка 4, Специальность, Директор, Дата.

Читайте также:  Excel знаки после запятой в формуле

Ввести данные для 5 человек. Сохранить файл под названием «Данные». Организовать слияние документов «Свидетельство» и «Данные».

Задание 2. Создайте документ-шаблон «Грамота» по образцу (см. Приложение 1).

Создайте таблицу со списком награжденных, включающую следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Ректор, Декан. Внесите данные для 7 человек, сохраните файл под названием «Список награжденных». С использованием Мастера слияния организуйте слияние документов.

Задание 3. Создайте документ-шаблон для пригласительного письма (тему, стиль, оформление пригласительного продумать самостоятельно).

Создайте таблицу с адресатами, содержащую необходимые поля, исходя из вашего шаблона. Организуйте слияние документов.

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Ссылка на основную публикацию
Как выводить видео в sony vegas
Перед чтением данного документа настоятельно рекомендуется прочитать статью про Вегас (часть 1, часть 2) — в ней есть ответы на...
Как войти в биос на планшете
Планшет, как смартфон, ноутбук или стационарный компьютер, является миникомпьютером. В нем используются практически те же узлы и модули, но все...
Как войти в биос при включенном компьютере
Зайти в биос (BIOS), чаще всего, дело одной минуты. Однако бывают случаи, когда сделать это сложнее, чем установить windows. В...
Как выглядят латинские символы на клавиатуре
Латинский алфавит был придуман в середине I тысячелетия до н. э. Довольно скоро эта письменность распространилась по всему миру и...
Adblock detector