Как сделать договор в excel

Как сделать договор в excel

Программа предназначена для автоматизации формирования договоров комиссии и купли автотранспортного средства.

В качестве исходных данных выступают:

  • таблица Excel с реквизитами создаваемых документов
  • папка с шаблонами договоров (в формате dot)

В исходной таблице Excel занесены все необходимые исходные данные для заполнения бланков договоров, а также, при помощи пользовательских формул (UDF), сформированы дополнительные текстовые поля
(такие, как сумма прописью и дата прописью, фамилия и инициалы в творительном падеже, сокращённая запись ФИО и т.п.)

При нажатии кнопки запуска происходит:

  • создание папки РЕЗУЛЬТАТ, в которую будут помещаться сформированные договоры
  • создание документов на основании шаблонов из специальной папки (обрабатываются все шаблоны dot, имеющиеся в папке)
  • заполнение полей в созданных файлах Word данными из соответствующих полей таблицы Excel

Программа формирует (заполняет) такие документы, как:

  • договор комиссии автотранспортного средства
  • акт приёма-передачи наличных денежных средств
  • договор купли-продажи
  • и т.д. и т.п.

Эта программа послужила прототипом для универсальной надстройки для формирования документов по шаблонам,
которая может делать всё тоже самое, что и эта программа, только в качестве шаблонов могут выступать, помимо документов Word, ещё текстовые файлы, и книги Excel.

По вышеприведённой ссылке программа заполнения документов Word из Excel доступна для бесплатного скачивания.

Вы можете бесплатно пользоваться указанной программой в течение 5 дней, после чего можно приобрести программу за 1600 руб

Данные в исходной таблице могут быть расположены как в строках, так и в столбцах (пример вертикальной исходной таблицы)

В отдельной строке (или столбце) располагаются названия полей, соответствующих рядом расположенным данным,
что позволяет пользователю легко изменять (дополнять) список заполняемы полей в документах Word

  • 46125 просмотров

Комментарии

Эта программа уже давно неактуальна, — все её возможности присутствуют в универсальном решении
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments
Искодный код закрыт (но и смысла нет в нем копаться, если все можно настроить через интерфейс программы)

Добрый день! Сколько стоит такая программа с открытыми кодами?

Используем вашу программу, очень нравиться. А вот вопрос. Подскажите, возможно ли сделать программу так, чтобы формировать документы по одной маске, но с разных компьютеров? Просто сейчас при общем доступе к exel, файлу, включать формирование документов можно только с одного компьютера. Желательно сделать доступ к формированию документов с 4 компьютеров одновременно. Заранее благодарю.

Отправить комментарий

ПОПУЛЯРНЫЕ ПРОГРАММЫ

© 2009-2019 Игорь Вахненко

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Читайте также:  Какой матрас лучше ватный или поролоновый отзывы

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

  1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

  1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

  1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

  1. Приступаем к заполнению столбцов.
  2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

  1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

  1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
  2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
  3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
  4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.
Читайте также:  Как увеличить значки на рабочем столе виндовс

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

  1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
  2. Копируем адрес нужной папки.

  1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

  1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

  1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

  1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

  1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

  1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

  1. А в её мастере команду «Создать».

  1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

  1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

  1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
  2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
  3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
  4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

  1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

На этом шаге мы рассмотрим основные моменты создания этого документа .

В качестве примера для автоматизации используем пример упрощенного договора купли-продажи, показанный на рисунке 1.

Рис.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

Читайте также:  Бритва браун 320s 4 сетка

Текст, приведенный в данном договоре можно разделить на две составляющие:

  • вводимый в текстовом редакторе Word (постоянный);
  • экспортируемый из Excel (переменный).

К тексту, вводимому в редакторе Word , относится текст, который вводится непосредственно в Word и в каждом генерируемом договоре остается без изменений.

Текст, экспортируемый из Excel — отдельные текстовые фрагменты договора, содержимое которых может быть различно, в зависимости от каждого генерируемого договора.

На рисунке 1 с текстом упрощенного типового договора купли-продажи к первой составляющей относятся:

  • текст "Договор покупки-продажи";
  • наименования разделов договора;
  • пункт 3.1. раздела договора "Дополнительные условия"

К тексту, экспортируемому из Excel , относятся:

  • номер договора;
  • место заключения договора;
  • дата заключения договора;
  • пункты разделов "Предмет договора" и "Порядок расчетов";
  • реквизиты сторон.

Созданный файл с этим текстовым документом сохраните на жестком диске под именем Договор в папке Договора купли продажи .

Создание связи между Excel и Word

Для автоматизации ввода присвоения нумерации договору выполните следующие действия:

  • перейдите на лист Договор книги База , выделите ячейку В8 и скопируйте в буфер обмена;
  • перейдите в текстовый редактор Word , файл Договор ;
  • курсором выделите место внедрения объекта — после символа №;
  • клавишами Delete или Backspace удалите прочерк, после чего выполните команду Правка | Специальная вставка ;
  • в появившемся диалоговом окне Специальная вставка (рисуонк 2) в списке Как выделите Лист Microsoft Excel Объект и активизируйте переключатель Связать . В верхней части диалогового окна указывается Источник — Лист Microsoft Excel Договор !R8C2 , где Реквизиты — имя листа, а R8C2 — восьмая строка, второй столбец листа. В области Результат будет указано: Вставка содержимого буфера обмена как объекта типа рисунок . Вставка связи устанавливает связь с файлом данных. Изменения в исходном файле будут автоматически отражаться в документе;

Рис.2. Диалоговое окно Специальная вставка текстового процессора Word

Для выделения внедренного объекта установите на него курсор мыши и щелкните правой кнопкой мыши (рисунок 3).

Рис.3. Внедренный объект элемента связи с Excel

При двойном нажатии на кнопку мыши вы сразу же перейдете на лист Microsoft Excel , являющийся источником связи, причем будет выделена область, с которой установлена связь.

Для замены текста преамбулы, включая дату и место заключения договора, скопируйте в буфер обмена диапазон ячеек А9:С11 на листе Договор и, перейдя в текстовый редактор, выделите весь текст преамбулы, после чего повторите операцию внедрения объекта через диалоговое окно Специальная вставка .

После внесения в договор элементов связи, внешний вид полученного текстового документа Договор будет иметь вид, показанный на рисунке 4.

Рис.4. Внешний вид полученного текстового документа Договор

На документе видны серые ограничивающие линии ячеек электронной таблицы, которые перекочевали в Word вместе с объектами. Для того чтобы от них избавиться, перейдите на лист Excel Договор и, вызвав диалоговое окно Параметры , на вкладке Вид уберите галочку с опции Сетка .

Шрифт экспортируемого текста и его величина задается в Excel .

На следующем шаге мы рассмотрим создание базы заключенных договоров .

Ссылка на основную публикацию
Как самостоятельно оцифровать видеокассету
На сегодняшний день эра видеокассет безоговорочно подошла к концу, а на ее место пришли цифровые носители. Что делать в том...
Как продать свои услуги в интернете
Как продавать свои услуги в Интернете запись закреплена Ваши первые клиенты уже через 30 дней – и больше пользы людям!...
Как продлить срок службы аккумулятора телефона
Сегодня литий-ионные (Li-Ion) и литий-полимерные (Li-pol) аккумуляторы являются самыми распространенными в мобильных устройствах.Они обладают целым рядом преимуществ по сравнению с...
Как сбросить биос джампером
Настройки базового оборудования и времени вашего компьютера хранятся в БИОС и, если по какой-то причине у вас возникли проблемы после...
Adblock detector