Как в excel настроить поиск в фильтре

Как в excel настроить поиск в фильтре

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

  1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
  2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
  3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

  1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
  2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
  3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

  1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
  1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

  • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
  • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
  • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
  • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
  1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
  2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
  3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
  4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

    Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

  1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

  1. Выделить срез.
  2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

  1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

  1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

  1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
  2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
  3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
  4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].
Читайте также:  Код ошибки рукописного ввода tablet pc

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр»:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Совет 1

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся. Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Совет 2

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Очистить».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с »:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

  • 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

  • 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» — значения на букву «З» (Захаров, Букин).
  • 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
  • 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива», то используйте условие «начинается с», а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович», то выберите опцию «заканчивается на».
  • 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
  • 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.
Читайте также:  Как найти телефон жены

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

  • 1. Условие «между». При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:

    Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.
  • 2. Условие «Первые 10». Данный пункт имеет следующие опции:
  • Показать наименьшие или наибольшие значения.
  • Сколько значений отобразить.
  • В данном пункте требуется пояснение по второму значению: % от количества элементов. Например, у Вас в таблице 15 строк с числовыми значениями. При выборе 20% в таблице останется только 15/100*20 = 3 строки.

  • 3. При выборе условий «Выше среднего» или «Ниже среднего» Excel автоматически высчитывает среднее арифметическое значение в столбце и фильтрует данные согласно критерию.
  • Фильтр по дате

    Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

    И еще немного о фильтрах

    Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

    Как видите, мы ее раскрасили.

    Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…».

    Если выбрать условие «Фильтр по цвету…», то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

    Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…», то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

    Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

    Программа Excel разрабатывалась изначально для работы с таблицами, в том числе с таблицами, где представлено очень много разных данных. Чтобы было удобно работать с большими данными, требуется удобный фильтр для разбивки их на категории и сокрытия ненужных элементов или их выделения. Для этого разработчики программы предусмотрели функцию «Автофильтр», которая помогает отсеивать ненужные данные, оставляя только те, в которых пользователь нуждается на текущем этапе работы с документом.

    В этой статье мы постараемся подробнее рассмотреть работу с «Автофильтром».

    Что такое «Автофильтр» в Excel

    «Автофильтр» — это один из инструментов фильтрации Excel. Его рекомендуется использовать в тех таблицах, где существуют заголовки у столбцов. Можно использовать и в таблицах иного вида, но корректность работы инструмента в таком случае не гарантирована.

    Мы уже частично рассматривали эту функцию в статье, посвящённой распределению и группировке данных в программе Excel. Правда, там она была рассмотрена именно в контексте обычного фильтра.

    Теперь пройдёмся по порядку по поводу работы именно с «Автофильтром».

    Как включить «Автофильтр» в Excel

    Чтобы начать с ним работать, вам его придётся для начала подключить. Делается это следующим образом:

    1. Для начала вам нужно открыть соответствующую таблицу в табличном редакторе MS Excel. Просто нажмите два раза левой кнопкой мыши по нужному файлу или перетащите его в рабочую область программы.
    2. Затем кликните по любой ячейке таблицы, чтобы программа её выбрала.
    3. После нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр». Должно появится контекстное меню, откуда вы выбираете «Фильтр».

    Примечание. В новых версиях Excel может не быть кнопки «Сортировка и фильтр» в полноэкранном режиме. Вместо неё должен находится блок с соответствующим названием. Здесь и будут расположены все необходимые кнопки.

  • Когда фильтр будут включён у заголовков столбцов таблицы должны будут появиться специальные обозначения в виде стрелок в квадратах. Однако если в таблице нет чёткого обозначения заголовков у столбцов, то могут быть проблемы с корректностью отображения.
  • Читайте также:  Как узнать счет в одноклассниках

    Как пользоваться «Автофильтром» в Excel

    Вы смогли подключить фильтр к своей таблице и теперь можете распределять информацию как вам нужно. С помощью фильтра можно выстраивать порядок отображения элементов в ячейках столбца. Его использование происходит по следующей схеме:

    1. Нажмите в нужном столбце для фильтрации иконку в виде стрелочки в квадрате.
    2. Здесь откроется сам фильтр для ячейки. В нём доступны следующие настройки:
      • Настройка сортировки – по алфавиту (для текста), от большего к меньшему (для чисел), от старого к новому (для дат);
      • Сортировка по цветам. Применима только в тех случаях, если в тексте и/или заливке встречается цветовое обозначение;
      • Фильтрация по тексту;
      • Выборка отдельных элементов столбца, например, дат, имён и т.д.
      • Указав нужные настройки не забудьте нажать «Ок», чтобы они окончательно применились. Для примера мы снимем галочки с некоторых фамилий, чтобы они не мешались в отчёте, оставив только одну, дабы посмотреть данные по этому человеку.

      Настраиваемые фильтры

      У фильтров существуют и более продвинутые настройки, которые выше были рассмотрены очень поверхностно. За более корректные настройки отвечают параметры «Текстовый фильтр», «Числовой фильтр» и «Фильтр по дате». Название будет меняться в зависимости от того, какой тип данных расположен в ячейках конкретного столбца. Если там присутствует смешанный тип данных, например, числа и текст, то более точные настройки могут быть недоступными.

      Давайте рассмотрим для примера, как пользоваться данным фильтром:

      1. У нужного столбца нажмите по иконке в виде стрелки, чтобы перейти к настройкам его фильтра.
      2. В контекстном меню выберите пункт «Числовые фильтры», «Текстовые фильтры» или «Фильтры по дате» в зависимости от типов данных, расположенных в таблице.
      3. Появится ещё одно контекстное подменю. Здесь можно выбрать уже заданные по умолчанию настройки или поставить свои, воспользовавшись кнопкой «Настраиваемый фильтр».

    3. Откроется окошко пользовательского автофильтра. Тут пользователь может отфильтровать данные сразу по двум значениям. При этом доступно использование логических операторов – «и» и «или». Выберите соответствующий параметр для фильтрации.
    4. Здесь можно задать условия для фильтрации данных в двух строках. Всего доступны следующие параметры фильтрации:
      • Равно;
      • Не равно;
      • Больше;
      • Меньше;
      • Больше или равно;
      • Меньше или равно;
      • Начинается с;
      • Не начинается с;
      • Заканчивается на;
      • Не заканчивается на;
      • Содержит;
      • Не содержит.
      • Задайте по одному из данных условий в двух блоках. Укажите применяемый логический оператор («и» или «или»).
      • В строках напротив условий нужно указать сравниваемые данные. Здесь числа либо вписываются вручную, либо выбираются из существующих.
      • Прописав нужные параметры нажмите кнопку «Ок», чтобы применить их.
      • После применения заданных условий в таблице должны будут остаться только данные, которые соответствуют ранее указанным условиям.
      • Дополнительное пояснение по поводу логических операторов:

        • «И» — это значит, что должны выполняться оба условия. Например, при установленных значениях «Больше» и «Больше или равно» таблица покажет только результаты, соответствующе обоим;
        • «Или». В этом случае может быть выполнено только одно из заданных условий или все условия, если это допускается заданными данными.

        «Автофильтр» — это очень удобный инструмент, особенно, когда нужно сортировать большой объём данных по сложным условиям с использованием различных логических операций. Чем-то он похож на стандартный фильтр, правда, если зайти в его настройки, то можно увидеть определённое преимущество перед таковым.

        Ссылка на основную публикацию
        Изменение параметров страницы возможно
        Для настройки параметров необходимо зайти в закладку «Файл» и там выбрать «Параметры». Откроется диалоговое окно «Параметры word» и закладка «Общие»....
        Игра моя кофейня прохождение историй
        В игре Моя кофейня присутствуют разные задания, которые влияют на прохождение уровней. Правильное прохождение историй влияет на развитие вашей кофейни....
        Избранное на моем компьютере открыть
        В папке избранное, обычно находятся закладки к браузеру интернет эксплорер, хотя «положить» туда можно что угодно. Попасть в нее можно...
        К телеком настройка роутера tp link
        Для роутеров, которые поддерживают режим «точки доступа», необходимо воспользоваться этой инструкцией. Чтобы настроить роутер TP-Link серии N в качестве точки...
        Adblock detector